辽源市红十字会

政府采购业务管理内部控制制度

 

第一章  总则

 

第一条 为加强单位政府采购管理，规范政府采购业务行为，提高政府采购资金的使用效益，有效防范舞弊和预防腐败，特制定本制度。

第二条 本制度适用于使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。
    第三条 制定依据和引用标准

1、《中华人民共和国会计法》;

2、《中华人民共和国预算法》;

    3、《中华人民共和国政府采购法》;
    4、《政府采购货物和服务招标投标管理办法》

    5、《政府采购信息公告管理办法》

    6、《政府采购供应商投诉处理办法》

    7、《行政事业单位内部控制规范（试行）》；

8、《关于在市直单位开展办公自动化设备政府采购协议供货工作通知》（按当年下发文件执行）

 

第二章  管理机构与职责

 

第四条 由单位领导、办公室（政府采购归口管理部门）、财会部门及相关业务部门的负责人组成政府采购领导小组，作为专门履行政府采购管理职能的决策机构，主要职责：

（一）审定政府采购内部管理制度；

（二）研究决定重大政府采购事项，审定政府采购预算和计划；

（三）督促政府采购实施机构按照内部管理制度的规定和政府采购预算办理政府采购业务。

第五条 各相关业务部门作为政府采购的实施机构，负责政府采购申请的提出，主要职责：

（一）申报本部门的政府采购预算建议数；

（二）依据内部审批下达的政府采购预算和实际工作需要编制政府采购计划，进行政府采购需求登记，提出政府采购申请；

（三）对政府采购文件进行确认，对有异议的政府采购文件进行调整、修改；

（四）对实行公开招标的政府采购项目的预中标结果进行确认，领取中标通知书，并依据中标通知书参加政府采购合同的签订；

（五）对政府采购合同和相关文件进行备案；

（六）提出政府采购资金支付申请。

第六条 办公室（或政府采购部门）作为单位政府采购的实施机构，负责政府采购业务审核、批准以及采购业务的日常管理。其主要职责：

（一）拟定政府采购内部管理制度，并根据有关规定及时更新和调整单位的政府采购工作细则；

（二）汇总审核各业务部门提交的政府采购预算建议数、政府采购计划、政府采购申请；

（三）按照国家有关规定确定政府采购组织形式和政府采购方式；

（四）对自行组织的采购活动加强采购组织实施的管理；

（五）指导和督促业务部门依法订立和履行政府采购合同；

（六）组织实施政府采购验收；

（七）组织处理政府采购纠纷；

（八）妥善保管单位政府采购业务相关资料，同时提交政府采购合同文本和验收证明作为财会部门账务处理的依据；

（九）定期对政府采购业务信息进行分类统计和分析，并在内部通报；

（十）做好政府采购领导小组交办的其他工作。

第七条 财会部门作为政府采购的实施机构，负责政府采购预算的汇总及政府采购资金的支付。其主要职责：

（一）负责汇总编制单位政府采购预算、计划，报同级财政部门批准后，下达各业务部门执行；

（二）及时转发财政部门的有关管理规定及政府采购相关信息；

（三）审核各业务部门申报政府采购的相关资料，确定资金来源；

（四）对符合政府采购支付申请手续的政府采购业务，办理相关资金支付；

（五）根据政府采购部门提交的政府采购合同和验收证明，依据国家统一的会计制度，对政府采购业务进行账务处理；

（六）定期与政府采购部门沟通和核对政府采购业务的执行和结算情况。

第八条 按照政府采购决策、执行与监督相互分离的原则，审计部门（或纪检部门）作为政府采购的监督部门，其主要职责：

（一）监督检查业务部门和政府采购部门执行政府采购法律法规和相关规定的情况；

（二）参与政府采购业务质疑投诉答复的处理。

第九条 遵循牵制原则和效率原则，合理设置政府采购业务岗位，确保不相容岗位相互分离。不相容岗位包括：

（一）政府采购预算的编制和审定

（二）政府采购需求制定与内部审批

（三）招标文件准备与复核

（四）合同签订与验收

（五）验收与保管

（六）付款审批与付款执行

（七）采购执行与监督检查

 

第三章  预算与计划管理

 

第十条 严格遵循“先预算，后计划，再采购”的工作原则，根据本单位实际需求和相关标准编制政府采购预算，按照已批复的预算安排政府采购计划，实现预算控制计划，计划控制采购，采购控制支付。

（一）建立预算编制、政府采购和资产管理等部门之间的沟通协调机制，实现信息共享，根据工作计划和资产存量情况合理安排有限的资源，避免出现重复购置、浪费资金，或出现未予购置、影响业务工作的情形。

（二）业务部门在政府采购预算指标批准范围内，定期（如按季度、年度）提交本部门的政府采购计划。业务部门编制政府采购计划应当符合相关要求，主要包括：

1、政府采购计划应在财政部门批复的政府采购预算范围内，依据本部门的政府采购需求进行编制，完整反映政府采购预算的落实情况；

2、政府采购项目数量和采购资金来源应当与财政部门批复的政府采购预算中的采购项目数量和采购资金来源相对应，不得编制资金尚未落实的政府采购计划；

3、在编制政府采购计划时应当注重政府采购的规模效益，同一季度内对同一采购品目尽量不安排两次以上采购计划；

4、业务部门不得将应当以公开招标方式采购的货物或者服务化整为零，或者以其他任何方式、理由规避公开招标采购。

（三）业务部门提出政府采购计划后，办公室（或政府采购部门）作为归口管理部门，对政府采购计划的合理性进行审核，主要包括：

1、政府采购计划所列的采购事项是否已列入预算；

2、政府采购计划是否与业务部门的工作计划和资产存量相适应；

3、政府采购计划是否与资产配置标准相符；

4、政府采购计划中专业性设备是否附相关技术部门的审核意见。

5、财会部门应当就政府采购计划是否在预算指标的额度之内进行审核。

（四）经审核的政府采购计划按照适当的程序和规定的审批权限报经政府采购领导小组审批后，下达给业务部门作为办理政府采购业务的依据。

（五）政府采购计划一经下达，原则上不作调整。计划执行过程中确需变更调整的，应当重新履行审核和审批的程序。

 

第四章  政府采购活动管理

 

第十一条 政府采购活动实施归口管理，在政府采购活动中建立政府采购、资产管理、财会、内部审计、纪检监察等部门相互协调、相互制约的机制。

第十二条 政府采购部门加强与资产管理部门和财会部门的信息沟通，确保政府采购申请适应资产存量情况、符合预算指标额度。

第十三条 内部审计和纪检监察部门加强对政府采购活动的监督检查，有效规范政府采购需求制定过程、政府采购组织实施过程存在串通舞弊的风险。

第十四条 提出政府采购需求的业务部门，应当以批复的政府采购预算指标和下达的政府采购计划为依据，提出政府采购申请，在有关申请文件中需列明：

（一）政府采购项目名称

（二）政府采购金额

（三）资金来源：部门预算、专项资金、其他资金

（四）需求登记日期

（五）政府采购项目分类：货物类采购、服务类采购、工程类采购

第十五条 提出政府采购申请的业务部门负责人对政府采购需求进行复核，然后提交办公室（或政府采购部门）审核。复核重点关注：

（一）采购需求是否有相应的预算指标；

（二）是否适合当期的业务工作需要，是否符合当期的政府采购计划；

（三）政府采购申请文件内容是否完整等。

第十六条 办公室（或政府采购部门）对业务部门提交的政府采购申请进行审核。审核的重点包括：

（一）政府采购项目是否符合当期的政府采购计划；

（二）政府采购成本是否控制在政府采购预算指标额度之内；

（三）经办人员是否按要求履行了初步市场价格调查，政府采购需求参数是否接近市场公允参数，是否存在“排他性”的参数，政府采购定价是否接近国家有关标准；

（四）政府采购组织形式（集中采购机构组织采购、单位自行采购、委托代理机构组织采购等 ）和政府采购方式（公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源等）的选取是否符合国家有关规定；

（五）其他需要审核的内容；

（六）对政府采购进口产品、变更政府采购方式等事项加强内部审核，严格履行审批手续。

第十七条 对按照规定需要公开的政府采购信息，应在财政部门指定的政府采购信息发布媒体上向社会公开，并对政府采购信息公开的流程进行规范。需要公开的政府采购信息主要包括：

（一）公开招标公告

（二）邀请招标资格预审公告

（三）中标公告

 

第五章  验收管理

 

第十八条 根据规定的验收制度和政府采购文件，由指定部门或专人对所购物品的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收，并出具验收证明。

（一）政府采购验收应当按照下列方式进行：

1、单位依法自行组织采购的，按照政府采购合同约定自行组织验收；

2、单位依法委托政府采购代理机构组织采购的，由单位或其他委托的政府采购代理机构按照政府采购合同约定组织验收；

3、大型或者复杂的政府采购项目，由单位或其委托的政府采购代理机构邀请国家认可的质量检测机构办理验收。

（二）由单位代表、政府采购代理机构和相关领域的技术专家组成验收小组，根据政府采购合同协议、供应商发货单等文件，对所采购货物、服务或工程的品种、规格、数量、质量、技术要求及其他内容进行验收。

（三）直接参与该项政府采购组织实施活动的工作人员不得作为验收工作的主要负责人。

（四）参与验收工作的相关人员应于验收工作完成后在验收证明上签署验收意见，并加盖公章，以落实验收责任。

（五）验收证明是申请支付政府采购资金的必要文件。

 

第六章  质疑投诉答复管理

 

第十九条 办公室（或政府采购部门）负责牵头、审计部门（或纪检部门）及相关部门参加，按照国家规定的时限、程序和要求做好政府采购业务质疑投诉答复工作，并对答复过程中形成的各种文件由办公室（或政府采购部门）进行归档和保管。

 

第七章  记录控制

 

第二十条 为有利于全面记录、反映政府采购业务的全过程，办公室（或政府采购部门）应加强对政府采购业务的记录控制，促使政府采购业务相关工作人员自觉依法履行职责。

（一）采购业务相关资料包括政府采购预算与计划、各类批复文件、招标文件、投标文件、评价文件、合同文本、验收证明等。

（二）办公室（或政府采购部门）应当做好政府采购业务相关资料的收集、整理工作，建立政府采购业务档案并按照国家规定的保管期限妥善保管，防止资料遗失、泄露。

 （三）办公室（或政府采购部门）需要向财会部门同时

提交的或按照规定应当向外部有关部门备案的，应当及时提

交和备案。

（四）办公室（或政府采购部门）应当定期对政府采购业务信息进行分类统计，与资产管理部门和财会部门定期核对信息，并在单位内部进行通报政府采购预算的执行情况、政府采购业务的开展情况等信息。

（五）办公室（或政府采购部门）应当及时解决政府采购业务中存在的问题，同时实现政府采购业务在单位内部公开透明。

 

第八章  安全保密

 

第二十一条 对于涉密政府采购项目，办公室（或政府采购部门）与相关供应商或采购中介机构签订保密协议或者在合同中设定保密条款。

第二十二条 涉及单位政府采购的相关工作人员未经允许不得向无关人员透露政府采购信息。

 

第九章  附则

 

第二十三条 本制度是单位内部政府采购管理的基本制度，单位相关人员必须严格遵守本制度的各项规定，切实加强单位政府采购管理工作，规范政府采购行为，维护单位利益。

第二十四条 本制度由综合科负责解释。

第二十五条 本制度自2022年1月1日起实施。